5. LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA

5. 1. Introducción 

La comunicación en la empresa es uno de los pilares del buen funcionamiento de la misma. Del flujo correcto de la información, depende en gran medida la eficiencia y el buen desarrollo de las distintas actividades desempeñadas en una compañía. Por este motivo es importante intentar eliminar las barreras que obstaculicen el flujo de la información. 

Barreras como el exceso de mensajes como e-mails, falta de información e incertidumbres en cuanto a procesos o transmisión, son obstáculos en la corriente informativa de una empresa y pueden generar ralentización en los procesos, respuestas fuera de plazo, omisiones, errores, descuidos y filtrado de mensajes, que perjudican el bienestar y buen desempeño de los trabajadores. 

La frecuencia y el volumen del flujo de mensajes está determinado por factores estructurales y psicológicos, por lo que en la comunicación interna de la compañía podemos encontrar situaciones que den origen a comunicaciones nocivas como por ejemplo comunicaciones defensivas, en las que las personas distorsionan la información, crean rumores y evitan el feedback. 


5.2. Marco conceptual 


5.2.1 Definición conceptual: 


La comunicación es el proceso mediante el cual se puede transmitir información de una entidad a otra. Los procesos de comunicación son interacciones mediadas por signos entre al menos dos agentes que comparten un mismo repertorio de signos y tienen unas reglas semióticas comunes. Tradicionalmente, la comunicación se ha definido como "el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante habla, escritura u otro tipo de señales". Todas las formas de comunicación requieren un emisor, un mensaje y un receptor. En el proceso comunicativo, la información es incluida por el emisor en un paquete y canalizada hacia el receptor a través del medio. Una vez recibido, el receptor decodifica el mensaje y proporciona una respuesta. 

- Comunicación organizacional:

La comunicación organizacional consiste en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una compleja organización. Dicho proceso puede ser interno, es decir, basado en relaciones dentro de la organización, o externo. 

La comunicación dentro de una empresa adquiere un carácter jerárquico, basado en órdenes y mandatos, aceptación de políticas, etc. Es por ello que hay que destacar la importancia de la relación individual frente a las relaciones colectivas y la cooperación entre directivos o altos mandos y trabajadores. La efectividad y buen rendimiento de una empresa depende plenamente de una buena comunicación organizacional. Así pues, la comunicación organizacional estudia las formas más eficientes dentro de una organización para alcanzar los objetivos esperados y proyectar una buena imagen empresarial al público externo. 

Las funciones de la comunicación organizacional son: 
  • Conseguir que todo el mundo conozca los objetivos que se haya propuesto la empresa. 
  • Conseguir que cualquier integrante de la empresa obtenga la información necesaria para la toma de decisiones relativas a la consecución de los objetivos. 
  • Crear y dirigir un clima adecuado para la colaboración y cooperación entre las personas, mediante la transmisión de los mensajes adecuados. 
  • Facilitar la obtención de la información necesaria para la correcta ejecución de los planes de empresa. 
  • Relacionar a la empresa con su entorno a través de un adecuado intercambio de información. 
5.2.2. Proceso de comunicación: 

El proceso de comunicación se basa en unos elementos básicos para lograr una comunicación efectiva. Estos elementos del proceso de comunicación humana son: fuente, emisor o codificador, código, mensaje primario, receptor o decodificador, canal, ruido (barreras o interferencias) y la retroalimentación o realimentación (mensaje de retorno o mensaje secundario). 
  • Fuente: Es donde surge la información y por lo tanto de donde nace el mensaje primario. 
  • Emisor o codificador: Es el punto (persona, organización) que elige y selecciona los signos adecuados para transmitir su mensaje; es decir, los codifica para poder llevarlo de manera entendible al receptor. 
  • Receptor o decodificador: Es el punto (persona, organización) al que se destina el mensaje, se produce un proceso inverso al del emisor, ya que tiene como función descifrar e interpretar lo que el emisor quiere dar a conocer. Existen dos tipos de receptor, el pasivo y el activo. El primero únicamente recibe el mensaje, en cambio el segundo es aquella persona que no sólo recibe el mensaje sino que lo percibe, lo almacena e incluso da una respuesta intercambiando los roles. 
  • Código: Es el conjunto de reglas propias de cada sistema de signos y símbolos de un lenguaje que el emisor utilizará para transmitir su mensaje, para combinarlos de manera arbitraria y socialmente convenida ya que debe estar codificado de una manera adecuada para que el receptor pueda captarlo.
  • Mensaje: Es el contenido de la información, es decir el conjunto de ideas, sentimientos, acontecimientos expresados por el emisor y que desea trasmitir al receptor para que sean captados de la manera que desea el emisor. 
  • Canales de comunicación: Es a través de donde se transmite la información, de manera a que se establece una conexión entre el emisor y el receptor. Sin embargo cuando la comunicación se realiza por medio de artefactos se le denomina medio. 
  • Referente: Realidad que es percibida gracias al mensaje. Comprende todo aquello que es descrito por el mensaje. 
  • Situación: Es el tiempo y el lugar en el que se realiza el acto comunicativo. 
  • Interferencia o barrera: Cualquier perturbación que sufre la señal en el proceso comunicativo, se puede dar en cualquiera de sus elementos. 
  • Retroalimentación o realimentación (mensaje de retorno): Es la condición necesaria para la interactividad del proceso comunicativo, siempre y cuando se reciba una respuesta, sea deseada o no. Logrando la interacción entre el emisor y el receptor. Puede ser positiva (cuando fomenta la comunicación) o negativa (cuando se busca cambiar el tema o terminar la comunicación). Si no hay realimentación, entonces sólo hay información y no comunicación.

5.2.3. Tipos de comunicación: 
  • Comunicación descendente: es la comunicación entre superiores y subordinados en este orden, y donde la autoridad, la tradición y el prestigio son evidenciados. Incluye los mensajes del nivel superior jerárquico hacia los empleados de los niveles subordinados. Es utilizada por los superiores para transmitir indicaciones de cómo realizar el trabajo, explicar los propósitos, informar sobre las normas y procedimientos. También de este modo los trabajadores conocen los objetivos, metas y filosofía de la empresa. En esta comunicación se utilizan canales formales. 
  • Comunicación ascendente: es la comunicación entre subordinados y superiores, en este orden, Es utilizada para informar a los jefes, sobre los resultados o efectos del trabajo, las acciones ejecutadas, las opiniones de los trabajadores en cuanto a las formas y políticas de organización, necesidades, sugerencias… Su buen funcionamiento permite a los empleados percibir el interés que tienen sus superiores por ellos, disminuyendo así las tensiones en las relaciones interpersonales. Por todo lo anterior es la más importante. 
  • Comunicación horizontal: es la que permite coordinar el trabajo, planificar actividades, satisfacer las necesidades individuales. También favorece la interacción entre individuos del mismo estatus, y de los trabajadores que interactúan con otras áreas y desarrollan trabajos en equipo. En este tipo de comunicación predomina la transmisión de información de carácter informal que es muy necesaria, ya que resuelve los aspectos importantes de la empresa. 
  • Comunicación vertical: en este tipo de comunicación predomina el intercambio de información formal. Es muy utilizada en el feedback ascendente i descendente que es fundamental en el funcionamiento de la comunicación, si no funciona provoca ineficiencia en la comunicación, que produce ruidos, retarda las correcciones, incrementa los errores y reduce la productividad y la satisfacción y también favorece el surgimiento de barreras, distorsiones y rumores. 
  • Comunicación interna: es el intercambio de información entre la empresa. La existencia de una correcta comunicación interna es imprescindible para que todo el personal de la empresa, conozca cuales son los planes y los objetivos a alcanzar. Si no existe una comunicación interna adecuada, el personal no sabrá cómo actuar ni que objetivos alcanzar. 
  • Comunicación externa: es el intercambio de información entre la empresa y su público externo, es decir clientes, proveedores, intermediarios, etc. La comunicación externa es tan importante como la comunicación interna, es más entre ellas debe de existir una alta integración. 
5.2.4. Redes de comunicación: 

Las redes de comunicación definen los canales por los cuales fluye la información. Encontramos dos tipos: la red formal y la informal. 

Red de comunicación formal: 

Sus flujos son regulares, estables y previsibles, evitando así la insuficiencia de información. Están establecidas por la empresa con el fin de hacer llegar la información necesaria en el momento preciso y a la persona adecuada. 

Tipos:


Además, la red formal también se puede presentar de tres formas:


Ventajas: 

Cada uno de estos recorridos favorece el contacto entre distintos niveles, departamentos y áreas de la organización, al tiempo que persiguen la consecución de objetivos particulares: construcción de identidad, consenso, participación, feed-back, cohesión, trabajo en equipo, etc. La conquista de cualquiera de estos objetivos es posible gracias a que los redes de comunicación formal son diseñados y administrados por la empresa, ejerciendo, de este modo, un control significativo sobre la información que por ellos circula. 

Red de comunicación informal: 

No son rígidas en su dirección, ya que pueden tomar cualquiera, saltar niveles de autoridad y seguramente satisface necesidades sociales de los miembros internos de la organización. 

Tipos:


Ventajas: 

Desbordan la estructura de la organización y abren canales alternativos por donde hacer circular su propia información. La Red Informal no sólo interpreta y reinterpreta la información "oficial" (cuando la hubiere), sino que además produce su propia información "no oficial". 


5.3. Aplicación práctica 

5.3.1. Tipos de comunicación en nuestro organigrama: 

Automocing es una empresa innovadora que se preocupa por cuidar y tener claras las distintas corrientes de comunicación que hay en la compañía, esto es debido a los múltiples beneficios que una buena comunicación proporciona a una organización como la nuestra. A continuación veremos reflejados los distintos tipos de comunicación que tenemos en nuestra empresa. 




5.4. Conclusiones e introducción del tema siguiente 

En este apartado hemos conocido la importancia de la comunicación en una empresa. Es imprescindible establecer una comunicación eficaz y correctamente estructurada entre los diferentes departamentos, para conseguir así unos buenos resultados y por lo tanto llegar a nuestros objetivos. 

A través de nuestro organigrama hemos mostrado los diferentes flujos de comunicación existentes en nuestra empresa. 

Por lo tanto, podemos llegar a la conclusión de que para que exista una buena organización es imprescindible mantener una buena comunicación. 

En el siguiente apartado conoceremos la importancia de la motivación de los trabajadores, para un correcto y buen funcionamiento de la empresa.


5.5. Bibliografía

  • Wikipedia [sede Web]*. Fundación Wikimedia, Inc. [actualizada el 25 de octubre del 2011; fecha de acceso el 29 de octubre del 2011]. Comunicación [aproximadamente 11 pantallas]. Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicaci%C3%B3n

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