7.1. Introducción
El tema principal de este trabajo es la formación de los trabajadores en la empresa. La formación es la acción de formar y el efecto de formar y formarse; su objetivo es aumentar y adecuar el conocimiento y habilidades de los trabajadores en lo largo de sus vidas.
El objetivo que nos hemos marcado a alcanzar a través de la elaboración de este trabajo el conocimiento adecuado de todo lo que engloba de manera teórica al tema, pero a su vez su aplicación práctica en nuestra empresa.
La estructura que seguiremos para desarrollar los conceptos es la siguiente: en primer lugar encontraremos el marco teórico, el cual abarcará la parte teórica del tema. En este apartado, veremos la definición conceptual de la formación, su proceso, los tipos que existen, las etapas y las funciones de servicio de formación. En la siguiente sección, estará la aplicación práctica donde veremos el diseño del plan de formación de la empresa. Para finalizar, encontraremos las conclusiones del trabajo, la introducción del siguiente tema a tratar y la bibliografía.
Los recursos que utilizaremos se encuentran en el material didáctico facilitado por el profesor a través del campus virtual y también usaremos diversas páginas web de internet para completar información.
7.2. Marco conceptual
7.2.1. Definición conceptual
El concepto de formación proviene de la palabra latina “formatĭo”. Se trata básicamente en la acción y efecto de formar o formarse.Definimos formación de una forma específica como el conjunto de acciones formativas capaz de llevar a los trabajadores a asumir con competencia sus funciones actuales o aquellas que le serán confiadas en el presente o futuro de la empresa.
Por otro lado la definición global de formación es la realización de programas frente al cambio de la economía.También podemos argumentar que a formación empresarial, es un proceso que nos permite ajustar las cualidades del trabajador a una actividad mejor y actualizar las capacidades, habilidades, actitudes y aptitudes adecuadas a su trabajo.La formación provoca efectos positivos para ambas partes, ya sea para la empresa o para el trabajador.
Para concluir, hay que destacar que la empresa lo que buscará con la formación es cumplir dos aspectos importantes que son, la mejora y la actualización.
7.2.2. Proceso de la formación:
Para asegurar la racionalidad de la formación es necesario concebirla como un proceso integrado por los componentes interrelacionados de la formación en la empresa:
Todo proceso de formación empieza con la necesidad de la modificación de determinados comportamientos de los trabajadores o con la adquisición de nuevos conocimientos y técnicas. Después, se dará lugar al proceso de formación, es decir según los objetivos de la empresa o de los trabajadores, se diseñara de una manera u otra. Una vez determinado el proceso que se va a realizar, se buscarán los recursos necesarios, ya sean recursos materiales o humanos, para poder llevarla a cabo. Finalmente, una vez acabado el proceso de formación, los principales resultados que obtendremos serán:
- Modificación de los comportamientos del trabajador.
- Adquisición de nuevos conocimientos técnicos.
- Mejora de la organización.
- Excelencia y calidad.
7.2.3. Tipos de formación:
Hay diferentes tipos de formaciones según sea la finalidad que se persiga en la tarea a seguir. A continuación, explicaremos los tres tipos:
- Educación y formación: para desarrollarse en un puesto de trabajo, implica la adquisición de conocimientos, habilidades y comportamientos específicos, mientras que la educación abarca la adquisición de una cultura que permite al trabajador tomar posiciones ante los acontecimientos que sucedan en su entorno e incluso llegar a resolverlos personalmente.Por lo tanto, el proceso de educación, es diferente para cada sociedad y se realiza mediante la socialización.Este doble proceso puede desarrollarse de dos formas concretas que analizamos a continuación.
- La formación profesional: los trabajadores durante su vida laboral, se ven obligados a perfeccionar sus conocimientos y habilidades técnicas, para conseguir que les capaciten y permitir la promoción profesional dentro o fuera de la empresa.Para realizar este proceso de reajuste profesional, se realiza a través de centros de formación profesional, propios de la empresa o exteriores a la misma.
- La formación a cuadros: su objetivo consiste en asignar técnicas de gestión que permitan mejorar el personal. Dentro de este tipo de formación, hay que destacar, el llamado Desarrollo Organizacional, es decir realizar un proceso de mejora sistemática de toda la organización a partir de los ejecutivos, que les lleve a planificar el cambio estructural, cultural y de gestión de la empresa.
7.2.4. Etapas de un plan de formación:
El esquema a seguir para el diseño del Plan de Formación sería el siguiente:
1. Detección de las necesidades:
Se puede realizar cada dos o tres años, ya que es difícil que todas se puedan satisfacer en un solo Plan Anual. Para detectar las necesidades es preciso:
- Identificar los problemas y situaciones a corregir y sus posibles causas
- Analizar en la situación actual, el grado y nivel de desempeño de las distintas funciones propias de cada puesto.
- Comparar las situaciones actuales y deseadas para extraer de las diferencias las necesidades de formación y capacitación.
- Determinar en qué grado las necesidades se pueden satisfacer con formación.
- Organizar los grupos de personas en función a la formación qué necesitan, en qué grado y cuándo.
- Elaborar los planes para llevar a cabo las acciones y actividades formativas que satisfacen las necesidades detectadas.
Una vez detectadas las necesidades de formación es preciso clasificarlas según su prioridad, ya que por lo general las necesidades suelen ser muchas y los recursos con que se cuenta para la formación son limitados.
2. Formulación de los objetivos:
Para fijar los objetivos se ha de usar como base el documento resultante del proceso de detección de necesidades. Los objetivos se tienen que ordenar por orden de prioridad. No obstante, no solo debemos tener en cuenta su prioridad, sino también del tipo que son, ya que pueden ser globales o específicos.
- Objetivos globales o generales: expresan el comportamiento y conducta que se deben aplicar al puesto de trabajo a raíz de la formación.
- Objetivos específicos: se refieren a las competencias que es preciso desarrollar o generar para cumplir los objetivos generales.
Posteriormente y en función de los objetivos generales y específicos debemos formular los objetivos de la formación, para posteriormente planificar a través de qué acciones y actividades formativas se lograran.
3. Planificación de las acciones y actividades formativas:
En esta fase tenemos que planificar los cursos y contenidos, los seminarios y otras actividades a través de las que pretendemos satisfacer las necesidades formativas y por tanto, cumplir los objetivos, buscando por supuesto la eficacia y la rentabilidad de la inversión a realizar.
Un Plan de Formación está estructurado en programas, compuestos a su vez de diferentes acciones y actividades formativas, agrupados en áreas concretas como:
- Formación e información para el conocimiento de la organización: su cultura y valores, filosofía empresarial, productos y/o servicios que ofrece, etc.
- Formación y capacitación específica para cada puesto de trabajo, establecida por grupos o niveles: formación para directivos, formación para personal técnico, para personal administrativo, etc.
- Programas de formación para preparación de la promoción interna. Estas acciones formativas se deben planificar en base a las necesidades que se desprenden de los planes de carrera, planes de rotación de puestos de trabajo, etc.
- Formación para promover el desarrollo personal. Así, las acciones y actividades formativas se deben planificar en función a los objetivos formulados, a las características de las personas a formar, al tiempo y recursos disponibles y otros factores ambientales o del entorno.
4. Presupuesto del Plan de Formación:
Para poder presentar el Plan de Formación a la dirección de la empresa es preciso presupuestarlo antes, ya que en muchos de los casos su aprobación está estrechamente relacionada con el coste de ejecución y con las posibilidades de rentabilizar esa inversión.
Se debe cuantificar:
1. Los costes directos:
- Coste de desarrollo de contenidos.
- Coste de aulas.
- Coste de desarrollo de recursos materiales.
- Remuneraciones a formadores y docentes.
- Actividades de outdoor training.
- Cursos o programas contratados a proveedores externos.
2. Los costes indirectos: ya sean derivados del proceso de detección de necesidades: auditorias, analistas y entrevistadores, desarrollo de instrumentos como encuestas o cuestionarios.
3. Los costes fijos: por ejemplo los salarios del personal del departamento de formación, los derivados del mantenimiento de aulas o infraestructuras…
4. Costes variables: ocasionados por la ejecución de la formación. La importancia de estos análisis radica en la necesidad de lograr el equilibrio entre la eficacia de la formación, en cuanto al logro de objetivos y satisfacción de las necesidades, el tiempo invertido y el coste económico para poder así garantizar la rentabilidad del Plan de Formación y por tanto el retorno de la inversión.
5. Comunicación y divulgación:
La comunicación y divulgación del Plan de Formación siempre se ha de llevar a cabo por niveles. Los principales fines que se persiguen son:
1. Implicar a la dirección en el desarrollo de varias fases:
- El anuncio de la creación del Plan de Formación.
- El proceso de detección de necesidades.
- La priorización de las necesidades de formación.
- La definición de los distintos programas de formación y de sus acciones y actividades formativas.
- Verificación de la transferencia de los conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes al puesto de trabajo.
2. Seleccionar a los formadores, a través de dos procesos:
- Reclutar al personal de la empresa que o bien puede participar en la creación del Plan de Formación o bien puede desempeñar un rol formador o docente. Una vez se ha diseñado el Plan de Formación, conviene informarles de exactamente qué labor llevarán a cabo, la planificación de la misma y cómo se les retribuirá.
- Contratar externamente a los formadores o docentes y a los expertos, técnicos y analistas, en caso de no ser suficiente o conveniente la participación en exclusiva del personal interno de la empresa.
3. Informar y motivar al personal a formar para que todos conozcan qué, cómo y por qué se va a llevar a cabo cada una de las actividades y acciones formativas, para que cada trabajador sepa en qué parte y de qué modo participará en el Plan y además se sienta implicado en la estrategia empresarial.
6. Ejecución, seguimiento y control del Plan de Formación:
La ejecución del Plan de Formación significa llevar a la práctica todo lo planificado hasta el momento.
El seguimiento de las acciones y actividades formativas puede realizarse mediante observación, cuestionarios, entrevistas con formadores y docentes, debates, etc.El proceso de seguimiento se realiza comparando continuamente la marcha de la actividad de formación con lo que estaba planificado.
Para la revisión y valoración de las acciones y actividades formativas resulta útil crear un Comité de Seguimiento encargado de monitorizar cada una de ellas para:
- Evaluar y documentar la calidad en el desempeño de docentes y formadores.
- Velar por la buena marcha de la formación en cuanto a condiciones adecuadas de lugares, equipos, mantenimiento de materiales y recursos, etc.
- Gestionar y controlar los distintos medios y materiales didácticos.
- Llevar el registro de calificaciones, evolución y evaluación del alumnado e ir supervisando la aplicación y transmisión de los conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes al puesto de trabajo.
- Evaluar las necesidades que se van cubriendo y en qué medida, además de descubrir otras nuevas que podrían ser cubiertas ya sea a través de los programas ya previstos, a partir de ciertos ajustes o planificando nuevas acciones y actividades formativas.
- Anticiparse a los posibles obstáculos o problemas que pueden surgir durante la ejecución del Plan de Formación, proponiendo las posibles soluciones.
- Realizar los ajustes que puedan precisarse, no sólo por desviaciones en cuanto al logro de los objetivos formulados, sino por el propio carácter reactivo del Plan de Formación.
- Elaborar los informes y reportes que luego posibilitarán la evaluación y auditoria del plan de formación.
7. Evaluación del Plan de Formación:
El principal propósito del proceso de evaluación del Plan de Formación es valorar y comparar los beneficios de la formación y su impacto en el logro de los objetivos a corto, medio y largo plazo con sus costes reales, para así poder medir el retorno de la inversión, es decir la rentabilidad del Plan de Formación.
Para llevar a cabo el análisis en primer lugar es preciso identificar cuatro aspectos:
1. ¿Quien hace la evaluación?: la evaluación se lleva a cabo a través de todos los participantes en el Plan de Formación, de manera que tanto la empresa en general, como los formadores y las personas a formar tienen que evaluar la formación de forma independiente, así que cada uno evalúa:
2. ¿Que se ha de evaluar?: se han de evaluar todos los aspectos y elementos del Plan de Formación (infraestructuras, lugares, horarios, recursos materiales y humanos, costes, etc).
3. ¿Cuándo se ha de evaluar la formación?: existen cuatro momentos en los que realizar el proceso de evaluación:
- Una evaluación inicial.
- Evaluación a lo largo de la ejecución de las acciones y actividades formativas.
- Evaluación final.
- Evaluación cierto tiempo después de la formación.
4. ¿Cómo se evalúa la formación?: para cada uno de los niveles del modelo de evaluación podemos establecer un conjunto de los métodos y técnicas de evaluación más.
- Reacción: se suelen utilizar cuestionarios o encuestas, entrevistas, discusiones en grupo, etc.
- Aprendizaje: se pueden aplicar distintas técnicas tales como controles, test o exámenes.
- Conducta: medir el nivel de desempeño del trabajador en diferentes momentos, así comparándolo con los diferentes momentos de la formación se puede medir el aprendizaje.
- Rendimiento e impacto:
- Medir la adquisición de conocimientos y habilidades mediante cuestionarios y test.
- Análisis de los costes de la formación.
- Establecer la relación coste-beneficio, analizando el impacto de la formación en el logro de los objetivos empresariales.
- Comparar el coste-beneficio de la formación con los que podrían haberse obtenido a través de otras estrategias.
7.2.5. Funciones de servicio de formación:
Por Servicio de Formación se entiende una unidad especializada cuya función fundamental consiste en facilitar y proporcionar asistencia técnica, pedagógica y material a los responsables de formación para que puedan desarrollar, eficazmente, sus responsabilidades en materia de gestión de la formación.
Las funciones principales son:
- Funciones de desarrollo integral: el servicio de formación debe participar en el análisis organizacional y de los RRHH de la empresa, determinando las necesidades a satisfacer de acuerdo con los resultados a conseguir y más en concreto:
- Ha de concretar la cultura de la empresa.
- Ha de definir los objetivos y prioridades de la formación.
- La elección y categorización de los formados.
- Establecer los presupuestos.
- Definir la estructura y organización de la formación.
- La función de comunicación: la no asistencia a la formación se debe en parte a la falta de información que motive a los trabajadores y esto, incluso dentro de las empresas y sindicatos, por ello el Servicio de formación ha de recuperar esta función decididamente, y concretamente ha de :
- Informar regularmente a los responsables del personal de la realización de acciones formativas.
- Presentar y vender el plan de formación al comité de empresa y a la comisión de formación.
- Justificar ante la dirección las prioridades elegidas y los fondos necesarios para ejecutarlas.
- Motivar al personal de dirección y trabajadores.
- Función de diagnóstico y de estudios: sucede frecuentemente que los planes de formación procedentes del exterior de la empresa son planes standard con pequeñas adaptaciones, lo que explica que exista un gran porcentaje que se sienta poco satisfecho de este tipo de formación. Para solventar este problema, el Servicio de Formación ha de desarrollar las siguientes funciones:
- Censar todo el personal de la empresa y sus puestos.
- Diagnosticar las necesidades individuales y colectivas en materia de formación para diseñar un plan coherente.
- Conocer el nivel de motivación de los candidatos a la formación.
- Concretar la metodología a utilizar en la empresa.
- Elaboración de las guías didácticas y resto de material.
- Función de compra de formación exterior: con frecuencia, el Servicio de formación ha de recurrir a contratar organismos de formación que puedan desarrollar ciertos planes de formación por ser novedosos y especiales. Para desarrollar con éxito esta función:
- Ha de conocer con precisión los organismos y sus programas.
- Ha de seleccionar aquellos organismos que más se adapten a los objetivos previstos y a la cultura de la empresa.
- o Ha de saber negociar los programas, las adecuaciones y el coste.
- Función de evaluación y control: una condición que asegura el funcionamiento del Centro de Formación es su posibilidad de demostrar su rentabilidad social y económica ante la dirección de la empresa. Para asegurar esta función es necesario:
- Llevar el control de resultados de todas acciones formativas y de todo el proceso.
- Validar la formación, es decir, su capacidad de transferencia al puesto de trabajo.
- Realizar una auditoría interna sobre la formación.
- Llevar la administración.
Las funciones que se analizan anteriormente, no ha de interpretarse en sentido exhaustivo, sino más bien orientativo, para ayudar en las primeras etapas de funcionamiento del Servicio de Formación de la empresa
7.3. Aplicación práctica
7.3.1. Diseño del plan de formación de la empresa:
1. Detección de necesidades: conocimiento, habilidades y actitud.
En Automocing hemos recibido repetidas quejas por parte de los clientes en cuanto a la información del funcionamiento y posibilidades de los servicios que nuestra empresa presta al público, con lo que hemos detectado un fallo en la comunicación final a los usuarios de Automocing. Creemos que hay un vacío de información y falta de conocimientos en los trabajadores de Automocing que son los encargados de informar y transmitir la confianza y la información a nuestros clientes, así como la del encargado del buen funcionamiento del área comercial.
Es necesario que el personal disponga de conocimientos respecto al trato directo con el cliente, ventas, márquetin y métodos de negociación, para ello necesitamos que nuestros trabajadores desarrollen habilidades comunicativas de promoción, de demostración funcional del servicio, de presentación de ventajas, de prospección de clientes y creatividad en los procesos.
También creemos que es importante que se forme a los comerciales la habilidad de la tolerancia a la frustración, ya que si no son capaces de superar la derrota, no podrán ser nunca unos buenos vendedores ni lideres. Para esto es necesario que los trabajadores desarrollen actitudes positivas de eficacia, eficiencia, positivismo, de satisfacción e involucramiento en el trabajo.
2. Objetivos específicos:
Uno de los objetivos de la formación que Automocing planea, es un cambio de comportamiento en los trabajadores y una mejora en la organización tanto en el trato con los compañeros de trabajo, como en el desempeño de las tareas diarias del departamento comercial.
Otro objetivo de esta formación es que nuestro equipo comercial y su jefe de departamento además de ser especialistas en los trámites que deben gestionar en el área comercial de una empresa, se conviertan en especialistas en el producto que Automocing ofrece como marca de calidad y empresa a través de la adquisición de nuevos conocimientos técnicos.
El producto de esta formación será, trabajadores más competitivos en su área de trabajo, de modo que aporten prestigio y crédito a Automocing como empresa competitiva en el nuevo mercado del alquiler eco-automovilístico. Lo que conllevaría a una clientela satisfecha con la calidad y excelencia de servicio que Automocing podrá ofreceral cliente.
3. Programa de contenidos:
Intentamos conseguir los objetivos nombrados en el apartado anterior mediante la impartición del siguiente programa
Contenidos temáticos:
- Conocimientos en procesos comunicativos.
- Estrategias de venta y márquetin.
- Estética y presentación de bienes y servicios.
- Tipos de comunicación.
- Métodos de negociación y promoción de producto y marca.
- Prospección y psicología del consumidor.
- Simulaciones prácticas.
El taller se imparte al área comercial de la empresa y a aquellos trabajadores de otros departamentos que quieran acceder a él. El taller consta de 60 horas de clases teóricas y 25 horas prácticas.
La formación se realiza en grupos de entre 10 y 15 personas y es gratuita y obligatoria para el departamento comercial. Aquellos trabajadores de otras aéreas de la empresa que deseen asistir, deben pagar un precio simbólico de 35€.
4. Análisis de los candidatos:
Con motivo de que los conocimientos impartidos provoquen los resultados requeridos por la compañía, los trabajadores que deseen asistir a la formación deben cumplir con unos requisitos mínimos que describiremos a continuación:
- Nivel mínimo de estudios: formación profesional de grado superior.
- Experiencia mínima en la compañía: 2 años.
- Edad mínima: 25 años.
- Puesto o cargo: todos aquellos que tienen influencia directa o indirecta con el cliente final.
7.4. Conclusiones e introducción del tema siguiente
La formación en la empresa permite a los trabajadores adquirir los conocimientos necesarios, para poder llevar un buen funcionamiento de su actividad presente o futura. Por lo tanto, debemos considerar la formación como una inversión de gran importancia, ya que el hecho de que nuestros trabajadores aumenten sus capacidades y habilidades, hace que la empresa sea más eficiente, y por lo tanto obtener mejores resultados.
En el siguiente tema hablaremos sobre la cooperación empresarial, que se define como un acuerdo entre dos o más empresas independientes, que unen parte de sus recursos, con el objetivo de incrementar las ventas competitivas. Por lo tanto, podemos afirmar que la cooperación, es uno de los aspectos más importantes para poder llegar a desarrollar una mejor posición competitiva entre las demás empresas.
7.5. Bibliografía
- Material del campus virtual: la formación y desarrollo en la empresa. Barcelona.
- Aula directiva [sede Web]*. Aula directiva [fecha de acceso 11 de noviembre del 2011]. Diseño e implementación de un plan de formación. [aproximadamente 10 pantallas]. Disponible en: http://educ.auladirectiva.com/cursos/curso-diseno-plan-formacion-empresarial/3_fases_para_elaborar_el_plan_de_formacin.html
- Definición. de [sede Web]*. Definición. de [fecha de acceso el 12 de noviembre del 2011]. Definición de formación [aproximadamente 1 pantalla]. Disponible en: http://definicion.de/formacion/
- Enciclopedia Virtual [sede Web]*. Eumed.net [fecha de acceso el 12 de noviembre del 2011]. Captación de vendedores [aproximadamente 3 pantallas]. Disponible en: http://www.eumed.net/ce/2010b/gdjm.htm
- Slideshare [sede Web]*. Slideshare. Inc. [fecha de acceso el 12 de noviembre del 2011]. Actitudes y valores [aproximadamente 13 pantallas]. Disponible en: http://www.slideshare.net/penny224/actitudes-y-valores-presentation
No hay comentarios:
Publicar un comentario